Comment dévalider ou déverrouiller une facture sur EBP Gestion ou EBP bâtiment

Comment dévalider ou déverrouiller une facture sur EBP Gestion ou EBP bâtiment

Date : Publié par Tags : EBP, Gestion commerciale, facture, validation,

C'est un problème récurrent auquel se heurtent nombre de client : ils constatent une erreur après la validation de leur facture ou bien leur client conteste la facture pour différentes raisons. Ce dernier est assez fréquent dans le monde du bâtiment.

En principe, une facture validée dans EBP Open Line (gestion commerciale, bâtiment, commerce, Activ, Pro et Elite) ne peut en aucun cas être dévalidée sauf si vous avez une version antérieure à 2018. Je pense que ce principe est clair et il est techniquement impossible d'y déroger. 

Petits rappels sur la gestion de la validation des factures dans EBP

La gestion de la validation peut se faire selon deux méthodes : Dans les paramètres société/Documents de ventes/validation, vous pouvez choisir la méthode à utiliser (modifiable à tout moment). 

Mode de gestion “Rédaction directe avec numérotation définitive”, dans ce cas la facture sera numérotée et sera modifiable mais non supprimable. Remarque: Vous pouvez utiliser une numérotation temporaire des factures/avoirs et acomptes postdatés en cochant l’option prévue à cet effet.

Mode de gestion avec une numération temporaire : Le numéro du document est géré par un compteur interne non modifiable, ce numéro sera remplacé par la numérotation définitive à la validation des factures. La facture avec un numéro temporaire est modifiable et supprimable.

 

Il existe cependant plusieurs actions possibles pour éviter un tel blocage.

  • Prenez soin de vérifier votre facture avant de valider. En effet, j'ai remarqué que lorsque l'on veut aller trop vite, facturer à la queue leuleu, on multiplie les risques d'erreur. C'est pourquoi je conseille de toujours faire une édition écran (aperçu écran) ou papier éventuellement afin de relire son chef d'oeuvre, vérifier l'orthographe (c'est un minimum), vérifier si l'on a rien oublié dans la facture. Cette pose en mode lecture vous permettra de détecter des erreurs ou des incohérences. 
  • En cas d'erreur sur une facture validée, il existe un mode de rattrapage : créer un avoir et recommencer une nouvelle facture ! c'est la procédure légale. Vous me direz c'est pénible, couteux en écritures comptables etc etc etc. Ben oui, fallait appliquer mon premier conseil. En revanche, en cas de contestation de votre facture par votre client vous n'avez plus le choix : c'est automatiquement un avoir.
  • Toutefois, il existe une troisième solution pour éviter tous ces problèmes : mais je la réserve uniquement à mes clients ! faut bien vivre ma foi. Mais si vous êtes gentil et que vous m'appelez au 01 43 82 17 80 je vous donnerai la solution.

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