Comment personnaliser SAGE 50c Gestion commerciale (ex CIEL)

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Pour personnaliser votre logiciel SAGE 50c Gestion Commerciale vous disposez de 3 grand volets :

  1. La gestion des listes et vues
  2. Les champs  ou Infos Personnalisables
  3. les modèles de documents

Voyons l'intérêt de chacun des volets de personnalisation et leur mise en oeuvre.

 

LA GESTION DES VUES ET DES LISTES

Que ce soit dans les listes (clients, fournisseurs etc.) ou dans les documents de vente ou d'achat, vous y trouverez toutes vos données rangées en liste et à la queue leu leu. A chaque ligne correspond à un enregistrement (un client, une facture etc.). Mais Sage50c ne peur pas exposer toutes les données (champs) car l'écran serait trop étroit. C'est pourquoi le logiciel vous montre les plus distinctifs :code article; nom de l'article, prix de vente pour le fichier article par exemple. C'est ce que l'on appelle une vue

Mais rien ne vous interdit de modifier ou de créer vos propres vues, c'est à dire une extraction des données conforme à votre besoin.

1/ Déjà vous pouvez modifier la vue principale pour ajouter ou retirer une donnée en colonne. Faites un clic droit et sélectionnez sur le combo "PROPRIETE DE LA LISTE". Un pavé carré va s'ouvrir et en bas à gauche se trouve une bouton "COLONNES AFFICHEES". En cliquant sur ce bouton un écran s'ouvre avec deux listes : à gauche les rubriques disponibles et à droites celles sélectionnées et affichées dans la liste. Dans les rubriques disponibles vous trouverez aussi bien celles de votre fichiers, mais aussi vos infos personnalisées (voir chapitre) ainsi que les données relationnelles. Par exemple, dans le fichier "clients" vous pouvez accéder aux données des fichiers "modes de paiement" ou "Représentants". Donc vous pourrez afficher aussi bien le nom du commercial qui suit ce client et son mode de paiement. Une fois sélectionnées sur la droite vous pouvez organiser l'ordre d'affichage avec les 2 flèches en haut à droite du cadre. Pour finir, cliquez deux fois sur OK.

2/ Vous avez aussi la possibilité d'enregistrer plusieurs vues que vous appellerez selon votre besoin de travail. Pour cela vous pouvez créer des vues différentes avec des colonnes différentes d'une vue à l'autre. Cliquez sur l'icône "VUES", les vues existantes apparaissent accompagnées d'une croix verte. Cliquez sur la croix, nommez votre nouvelle vue et ensuite sélectionnez vos colonnes comme expliqué précédemment. Sage50c  enregistre votre nouvelle vue et vous pourrez changer de vue à loisir.

3/ Mais l'objectif d'une base de données moderne est de pouvoir chercher une donnée particulière et de trouver très rapidement la réponse. Cette requête se fait très facilement à la manière d'Excel(c) grâce aux fonctions de filtrage. Le plus simple est celui des entêtes de colonnes. Cliquez sur l'icone "Filtres". Sur chaque colonne apparait une case vide dans laquelle vous pouvez inscrire une données à rechercher. Faites "Entrée" et Sage50c va chercher et éventuellement trouver la bonne fiche. Et vous pouvez compliquer la recherche. En fait si vous ne connaissez que la première lettre de votre contact mais vous souhaitez trouver tous les contact commençant par cette lettre. Pas de problème ! Sur la gauche de la case de recherche se trouve un entonnoir. Cliquez dessus et vous pouvez sélectionner une fonction de recherche plus élaborée, comme : commence par; contient; est égal; est différent de etc. Pour effacer le critère cliquez à droite sur la croix. Par ailleurs avec la barre de recherche vous pouvez faire aussi une recherche complète et simple.

4/ J'ai aussi la possibilité de créer des filtres et surtout de les garder en mémoire pour une utilisation ultérieure. Par exemple, je veux afficher tous les clients de mon département en vue d'actions commerciales régulières. Ou bien faire des filtres plus élaborés comme par exemple afficher les clients du département mais qui sont dans mon portefeuille. Donc la combinaison de deux critères. Facile pourtant ! dans la barre de recherche à côté de la "roue crantée (options)" , à droite de la barre se trouve un triangle noir inversé. Cliquez dessus : les filtres existants s'affichent ainsi que la possibilité de créer un nouveau filtre, soit simple en recherchant sur une valeur, ou filtre multiple (conditions multiples) afin de rechercher sur plusieurs valeurs  avec des logiques de type ET, OU etc. Vous devriez trouver voter bonheur avec une peu d'habileté et en recherchant la ou les bonnes rubriques à filtrer.

5/ Enfin Sage50c embarque la technologie de regroupement dynamique héritée d'APISOFT. Ce regroupement permet de réorganiser ses données en les regroupant selon des items et de procéder à des totaux. par exemple, dans "menu:ventes/factures" je veux savoir le CA HT réalisé soit par un client ou par ville. je clique sur l'icône regroupement, un espace s'ouvre pour me permettre de glisser une donnée, exemple, le code postal. Les facture sont alors regroupées par code postal avec totalisation du CA HT ou TTC. Voilà une fonction utile pour faire des analyses dynamiques et rapides. On peut même associer plusieurs items de regroupement, un vrai feu d'artifice.

Les champs  ou Infos Personnalisables

Cela a toujours été un point fort de CIEL Gestion commerciale et je regrette qu'en 2006 on ait passé aux oubliettes le paramétrage de la boite de dialogue des champs supplémentaires, ce qui faisait un bel effet. Reste l'essentiel: pouvoir gérer ses propres données en dehors du standard de Sage50c . De quoi s'agit il ?  Par exemple dans mon fichier REPRESENTANTS j'aimerais gérer leur véhicules : ( immatriculation, kilométrages, services, CT ,assurance etc) eh bien tout cela n'est pas prévu nativement mais vous pouvez créer des infos personnalisables que vous pourrez gérer, CAD, créées dans la base de données, triables, filtrables, recherchables et imprimables etc. C'est ce qui fait la différence avec le champs NOTES, où cerets vous pouvez compiler vos infos, mais elles se seront pas gérées. Ainsi vous allez pouvoir adapter et véritablement créer votre propre base de données unique. Bref un logiciel personnalisé à vos besoin de gestion.

Pour se faire, menu: listes/infos perso, cherchez et sélectionnez votre fichier à traiter, par exemple REPRESENTANTS. Cliquez sur MODIFIER LES RUBRIQUES et vous pourrez créer une nouvelle rubrique : nom de la rubrique, son type (texte, chiffres, table énumération, booléen, date, lien vers dossier), taille de la rubrique.

Une fois  enregistré vous trouverez vos données personnalisées dans  l'onglet Infos Perso de charge fiche. Ces données sont affichables aussi dans la listes des fiches avec clic droit, propriété de la liste. Vous retrouverez vos infos perso  dans la banque de rubriques.

Voilà c'est tout, à vous de jouer.