Comment Gérer son activité d'ascensoriste avec EBP Bâtiment PRO + SAV

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Tout d’abord que recouvre l’activité d’ascensoriste ? Principalement 3 domaines d’intervention que sont :

  • Vente et installation d’ascenseur, monte-charge et engin élévateur + accessoires
  • Réparation des machineries et vente de pièces détachées avec prestation liées
  • Maintenance et interventions ponctuelles ou prévues via des contrats de maintenance

Sur le plan informatique les besoins peuvent se traduire de la façon suivante :

  • Un cycle vente devis, bon de livraison, factures, gestion des règlements
  • Une bibliothèque d’articles et d’ouvrages pour la création des devis
  • Eventuellement, un cycle des achats et parfois une gestion de stockes
  • Pour certains travaux longes et couteux, une gestion de chantier pour analyser la rentabilité du chantier
  • Création de modèles de documents commerciaux particuliers
  • Surtout, une gestion du SAV et de la maintenance permettant d’organiser ses interventions de maintenances préventives, de gérer ses contrats et surtout… de pouvoir facturer plusieurs dizaines, voir, plusieurs centaines, de factures périodiques très rapidement.

C’est sur ce dernier point que se fait la différence dans l’offre logiciel. Oublions les tableurs qui sont d’une souplesse remarquable mais incapables d’éditer un flux de factures périodiques automatiquement. Reste les logiciels spécialisés dans le domaine ascensoriste ou GMAO mais dont les tarifs peuvent être dissuasifs pour une petite entreprise n’ayant pas un volume d’affaire important.

Or il existe une alternative peu connue et peu onéreuse : EBP Bâtiment Pro + SAV 2022

Pour moins de 80€HT mensuel vous cochez toutes les cases en vous appuyant sur un éditeur national solide et réputé pour la qualité de ses logiciels. Créé pour le monde du bâtiment, il convient parfaitement à l’activité d’ascensoriste, sous réserve de suivre le modus operandi que j’ai appliqué pour un de mes clients.

PARAMETRAGE DES 4 POINTS SENSIBLES DE L’ACTIVITE D’ASCENSORISTE

Cet article n’a pas pour objet de vous décrire en détail le logiciel EBP Bâtiment Pro + module SAV, mais de pointer les difficultés propres au secteur et d’apporter une solution fiable.

La fiche client : c’est un vrai problème car très souvent le client payeur est un syndic de copropriété et assez rarement des particuliers sauf intervention ponctuelle. On peut avoir parfois en direct des entreprises pour la partie monte-charge. Dans tous les cas l faut pouvoir traiter les deux cas : un client direct ou un client copropriété via un syndic. D’autant plus que chaque syndic peut confier plusieurs copropriétés et qu’il est nécessaire de connaitre les parcs par syndic. Enfin dernière contrainte : le client est aussi titulaire du contrat de maintenance et non pas le syndic. Pour se faire nous avons procédé comme suit :

Nom du client= adresse ou libellé copropriété ;

Famille = nom du syndic de copropriété ;

 Adresse de facturation = adresse du syndic complète ;

 Contact facturation = gestionnaire de l’immeuble, voir complété par d’autre contacts utiles.

Toutes ces informations sont importantes car elles seront reprises dans les contrats et factures

Bibliothèque articles et ouvrages : cette bibliothèque a été assez longue à réaliser car le client souhaitait conserver sa façon de deviser. Il avait pour cela créé sur Excel des feuilles de calculs bien conçues qui lui permettait très rapidement de réaliser son devis selon le type d’intervention. Constatant une démarche d’ouvrage avec nomenclatures d’éléments et temps de travail, nous avons adapté ses grilles sur EBP.

Création des éléments fournitures selon 6 familles avec déboursé et prix de vente

Création des mains d’œuvres avec un tarif différent selon le type de travail

Création de 20 ouvrages types correspondant à l’activité d’ascensoriste prêts à l’emploi avec une nomenclatures bien définie.

On pourra donc exploiter ces ouvrages dans le module devis d’EBP et utiliser toutes les fonctions disponibles notamment, le récapitulatif du document avec sa grille de rentabilité.

Module Maintenance-SAV : le module est suffisant pour créer et gérer les contrats de maintenance et/ou gérer les SAV des ascenseurs. En revanche, il a fallu adapter la fiche « produit client d’un contrat de maintenance » en ajoutant des champs personnalisés relatifs au produit : Type, entrainement, charge totale, vitesse, niveaux.  Cela permet de faire apparaitre dans les contrats les caractéristiques techniques des produits. Enfin, nous avons intégré un champ personnalisé sur les contrats de maintenance afin d’y intégrer un N° d’ordre interne.

Adaptation des modèles de contrat de maintenance : ici aussi il a fallu repenser complétement les deux modèles de contrats de maintenance utilisés par l’entreprise et adapter le modèle EBP existant. Une première page récapitulant les données techniques du matériel, sa localisation et les conditions financières du contrat. Suivi de 3 pages relatives au contrat juridique, les conditions générales et particulières. 1 autre page pour définir les matériels concernés par les interventions. Enfin une sixième et dernière page recapitulant le plan annuel d’entretien. Soit en tout 9 pages avec deux variantes pour els pages 8 et neuf. Grace à la puissance du module Report Designer intégré dans EBP Bâtiment, ce fût…. Presque un jeu d’enfant. Une fois les contrats de maintenance bien paramétrés, c’est très facile d’éditer les nombreuses factures périodiques grâce à la fonction : « Facturer les contrats ». A noter que le module maintenance -SAV d’EBP permet à une entreprise d’économiser le poste d’une secrétaire puisque toute la gestion contractuelle est automatique.

EST-CE UN BON CHOIX POUR UN ASCENSORISTE D’UTILISER EBP BÂTIMENT PRO ?

Pour moins de 80€/mois je peux :

Gérer l’intégralité de mon entreprise

Disposer d’un logiciel bien conçu et fiable

Faire des devis vitesse grand V et mesurer sa rentabilité

Gérer mes chantiers, imputer les heures de mes collaborateurs et les achats

Créer et gérer mes contrats de maintenance, analyser leur rentabilité

Organiser mon plan de charge et suivre mes plannings

Sortir mes factures périodiques en un clin d’œil

Suivre les règlements de mes clients et les relancer

En conclusion : c’est Efficace, c’est Bon, c’est PRO, c’est EBP